通過了解流程安排，攝影師就可以“詳略得當(dāng)”地安排拍攝——什么時候要打起十二分精神隨時抓拍，什么時候可以歇一會兒，勞逸結(jié)合才能打好這場“持久戰(zhàn)”。
提前“踩點”
如果有條件，攝影師可以提前到拍攝地點附近“踩點”（沒條件的話也可以通過網(wǎng)絡(luò)大致了解一下），熟悉周邊的環(huán)境，這對于定機(jī)位、找角度很有幫助。
除此之外，攝影往往還會考慮利用一下當(dāng)?shù)氐?ldquo;本土元素”——地標(biāo)建筑，當(dāng)?shù)靥厣匀?文化景觀等，把它們?nèi)谌胝掌飼屇愕淖髌凤@得更鮮活，更有“臨場感”。
準(zhǔn)備器材
除了使用成像質(zhì)量好的相機(jī)機(jī)身和“適應(yīng)性廣”的變焦鏡頭以外，攝影師還會準(zhǔn)備一些額外的器材來提高拍攝成功率。
相機(jī)手柄。手持拍攝必備。手柄上集成了幾乎所有機(jī)背上的按鈕，能在豎拍時提供更多便利；手柄的力學(xué)結(jié)構(gòu)能增加握持的平衡力臂，增強(qiáng)手持拍攝穩(wěn)定性；有的手柄自帶外接電池盒，能極大提高續(xù)航能力，不用因為更換電池而耽誤拍攝。
“從頭到尾”的跟拍，十分考驗電池的續(xù)航能力。
三腳架/獨腳架。根據(jù)拍攝的題材選擇使用三腳架還是獨腳架。如果基本上是“定點”的會議、演出拍攝，前者自然更好；而對于需要頻繁更換場地的活動跟拍，用獨腳架更好。
外置閃光燈。盡量買原廠的。拍攝這類題材時經(jīng)常需要補(bǔ)光——當(dāng)然，前提是不能對被攝者和活動流程產(chǎn)生過多影響。比如說，演出的時候就不能用閃光燈補(bǔ)光，只能靠高感光度提亮。
拍攝“空鏡”
會議、活動除了拍人之外，最好再拍一些“空鏡頭”，即沒有人出現(xiàn)，或者人物不是主體的照片，以增加會議的場景感。
最常見的手法，是拍攝已經(jīng)布置好，但嘉賓/與會者還沒進(jìn)入的場地，場地以外的活動信息海報、主辦方展板、宣傳畫等，也是“空鏡頭”的“常客”。
一些和會議本身可能沒有直接關(guān)系的元素，也是空鏡頭的重要組成部分，如會場外的會議專用車輛，給嘉賓準(zhǔn)備的會議資料，擺放好的茶杯，甚至是準(zhǔn)備分發(fā)給與會媒體的媒體證等，它們都是對會議、活動背景信息的有力補(bǔ)充，讓你的作品顯得更生動、鮮活、全面、立體。
或許空鏡頭拍攝的內(nèi)容不會每張都用得上，但一般每次都需要用上幾張。更重要的是，由于不涉及“人”這個變量，拍攝這類作品的難度并不高，完全可以多拍幾張備用。
