二是目前各地絕大多數婚紗影樓的客戶服務管理系統(tǒng)，是由一些顧問公司幫助組建的，這些顧問公司部份指導老師存在著一些指導能力和經驗不足上的問題。例如：“進入行業(yè)時間不長，積累大量可行的實戰(zhàn)經驗較少。從未從事過婚紗影樓的一線管理工作，缺少專業(yè)職業(yè)培訓師資，缺少大量的現場實踐管理經驗，并且多數顧問公司基本上以做秀場和促銷為經營產品，再加上用倉促的時間來組建客服系統(tǒng)，使系統(tǒng)建設一開始就處在先天不足的境界中。今后，對于客服系統(tǒng)的組建，希望經營者在今后的經營活動中，一定要認真加以對待，由于客服系統(tǒng)專業(yè)性極強，建設它必須要有經驗的住店老師指導和充足的時間。如果為了少花點費用而輕易相信一些人，難免會造成影樓客戶服務管理系統(tǒng)建設的不規(guī)范、不完善、不徹底。
由此可見，以上這些尚待需要解決的問題，是制約影樓客服系統(tǒng)正常運轉的主要基本因素，這些問題在沒有得到徹底解決之前，影樓客戶服務管理系統(tǒng)不可能得到有效正常的發(fā)揮出系統(tǒng)的功能。因此，許多投資人對影樓是否需要建立客戶服務管理系統(tǒng)抱懷疑的態(tài)度是完全可理解的。
為什么說客服服務管理系統(tǒng)是影樓的生命線呢？由于目前婚紗攝影市場已經飽和，市場權力已從賣方轉移到買方，導致顧客對影樓的選擇空間（價格定位、品牌知名度、拍攝風格、特色產品、營銷手段、經營方式等等）不斷擴大。由于客戶時代的到來，過去那種重促銷、重技術的經營方式以經不能迎合市場需求了。顧客把關注的目眼已經轉移到了產品的質量和服務的品質上，并用精神需求和實質需求作為兩大需求的買點來考核影樓綜合實力。
客戶服務管理體系是以顧客為對象，貫串整個服務過程的組織管理構架，它是一個完整并有制度構成的運做系統(tǒng)。有效的客戶管理服務系統(tǒng)是影樓保證顧客在消費時滿意的必要條件，它能夠增加顧客滿意度、培育顧客忠誠度，為企業(yè)贏得良好的口碑，有利于擴大業(yè)務量，有利于樹立良好的企業(yè)形象。反之，較差或不完整的客戶服務管理系統(tǒng)會降低影樓的管理能力和服務能力，減少顧客滿意度，長此以往使公司沒有“回頭顧客”，必然會極大影響公司的穩(wěn)定業(yè)績增長。我們常說，服務好一對顧客其身后還有二至三對潛在的客人，如果按一個有員工50人左右的中型婚紗影樓年拍攝量在3000對左右的客人計算，每對顧客2500元／平均每對消費（加二次消費）。實際上得到的數字應該是：3000對／每年×2對客人（介紹來的新客人）×2500元／平均每對消費＝1.5千萬元營業(yè)額。由于進客量的增加，相對地減少了促銷支出的費用，按目前大多數影樓營銷費用支出比例8％計算（占總營額比例），一年所需費用120萬，這樣以來影樓無形之中又增加了一筆純收入，這樣可以用節(jié)省下來的錢，來改善影摟的硬件和軟件環(huán)境。所以，過去那種比促銷、硬件、比技術的經營思想（模式），將會被企業(yè)文化建設和完善的客戶服務管理系統(tǒng)所代替。
既然優(yōu)質客戶服務管理系統(tǒng)最終會取代以促銷為定位的市場經營模式，那么，怎樣做好客戶服務管理系統(tǒng)？怎樣將客戶服務管理系統(tǒng)落實在經營活動中呢？怎么讓這個系統(tǒng)變成筒單易行、并可實際操作的一個系統(tǒng)呢？又怎樣利用這個系統(tǒng)的監(jiān)控機制確保實效發(fā)揮呢？又怎樣使客戶服務管理系統(tǒng)正真有效地運轉呢？這些實質上的問題，給影樓在創(chuàng)建客戶服務管理系統(tǒng)的工作中，提出了若干需要解決的問題。
六、“微利時代”要做好優(yōu)化流程降低成本提高員工工作績效：
現在許多影樓在優(yōu)化流程中存在著一些實際的操作不合理的問題，無形之中給影樓提高了運營成本。例如：“由于目前絕大多數影樓的薪金分配方案采取的多是固定底薪及浮動底薪加提成制，這樣勢必造成門市員工、為訂單而不故公司的成本隨意降價打折的現象”。
“再如：門市在填寫制作單的監(jiān)控上，由于各種原因時常發(fā)生填寫錯誤后造成出錯相片的事實，由于放大照片尺寸較大、像冊照片較多勢必造成很大的損失（占出率的3%左右）”。又如：“顧客看樣后在出片制做相冊流程上，為了趕時間多數影樓以一次看原版像片確認方法，完成像冊整體成品制做過程（不給客人看設計版），造成部份顧客取件時不滿意設計再重新設計出片的浪費現象（占取成品像冊的5%左右）”。在如今的“微利時代”影樓怎樣才能做好優(yōu)化流程、減少浪費降低經營成本、提高員工工作績效呢？
其一，每天在門市填寫好的訂單和制做單的監(jiān)控上，我們采取“一單三審制”方法，“即：每天工作結束前（晚班的笫二天早上10點前），把當天的訂單和看樣后的制做單讓店經理（小店門市主管）審查，其審核目的是否發(fā)現有填寫出錯現象，確認無誤后簽字轉到客服部進入電腦系統(tǒng)備案，其后轉財務審核程續(xù)，目的監(jiān)督門市員工是否按公司規(guī)定的成本比率打折訂單（一般情況下中型影樓直接成本控制在35%左右），在財務審核無誤后簽字轉后期整件員審核（制做部），再次確定無誤后整件員簽字轉后期主管分配開始制做”。
其二，為了降低成本增加績效減少不必要的廢片率，顧客選樣應采納“二次看樣確認挑揀法”，“即：第一次挑選原始小樣確認后（盡量讓客人多選多賣原始小樣），開始進入設計階段，設計完成后通知顧客看版確認出片。這樣的二次看樣確認出片時間是適當延長了一些，但是可避免客人對成品（放大片、像冊）的設計不滿意而重新設計、出片和制做的成本和時間，并且對減少客怨和投訴帶來積極的做用。
