如果你身上有那么一點(diǎn)拖延癥的特質(zhì),你一定不止一次深陷于Deadline之前拼命趕工的狂暴狀態(tài),也不止一次質(zhì)疑自己的工作方法是否太低效。
作為專業(yè)的職場人士,面對多項(xiàng)任務(wù)和海量信息需要處理,對“時間軸”的概念一定要清晰,錯過其中任意一環(huán),很可能引起之后一連串的補(bǔ)救措施......
本文主要介紹筆者常用的五個辦公技巧,讓我們在***工作的同時,更愉悅地享受生活:
整潔舒適的工作臺
所謂工作臺,就是自己能長時間在其上工作而不會感到疲憊的書桌,辦公桌面是否整潔也在潛移默化地影響你的工作效率。
環(huán)顧一下你的辦公桌,上面除了電腦、鼠標(biāo)外還擺放著什么?
亂七八糟的紙質(zhì)文檔?開袋的零食?各種**文件?速溶咖啡的包裝袋?......
快抽時間整理整理你那亂七八糟的桌面吧!
除了以下物品,桌面上的其他東西請收到你的儲物柜:
1)筆記本+圓珠筆:方便進(jìn)行會議記錄或思路整理;
2)臺歷:將重要工作任務(wù)Deadline標(biāo)注在上;
3)便利貼:輔助臺歷進(jìn)行工作任務(wù)備忘;
4)文件收納盒:將工作中大量的紙質(zhì)文件整理收納、也可擺放眼鏡盒等雜物。
及時清空收件箱
谷歌前**副總裁喬納森·羅森伯格在任職期間,為谷歌完善了人才招聘制度與營銷流程,而他的***辦公秘籍就是在2小時內(nèi)清空自己的Inbox(收件箱)。
“及時清空收件箱不僅能幫助自己的大腦保持高速運(yùn)轉(zhuǎn),也能幫助節(jié)省那些需要你回復(fù)后才能行動的同事的寶貴時間,這在競爭激烈的行業(yè)中非常必要。”
不論你從事什么工作,每天接收大量郵件和附件是不可避免的。及時清空收件箱也能保證及時得到***新的工作進(jìn)展反饋。
補(bǔ)充一句,為郵件貼上合適的標(biāo)簽,再搜索郵件時,就不必為想不起郵件標(biāo)題而頭疼了。
你還可以利用郵件中的Calendar(日歷功能)來記錄每日工作時間分配,更加直觀地掌控自己的時間,讓寶貴時間用在刀刃上:
文件整理上,做個處女座
“處女座怎么了?處女座整理文件就是干!凈!利!落!”
如果你有過花費(fèi)半小時在電腦中找一份文檔的經(jīng)歷,你就一定會非常認(rèn)可在文件整理上做到一絲不茍的必要性。
“上個月做的活動方案放哪里去了?”
“我記得我拷貝過在A君的電腦上,去問他要?”
?。ˋ君內(nèi)心)Don**39;t bother me again?。?!
為防止這類令人抓狂的情況出現(xiàn),除了日常注意文件的歸類整理外,你也可以選擇使用一些同步盤來進(jìn)行文檔的收集管理。
比如Dropbox、堅(jiān)果云,可以在所有平臺上自動同步辦**件,并通過鏈接/郵件分享給同事伙伴。
對于需要經(jīng)常出差的人來說,同步盤可以很好地幫助其在所有設(shè)備上都能訪問工作文件。
當(dāng)然,首先要做到的還是桌面文件的有序整理。
試想一下你的文件夾都整理得如此干凈利落,你周圍的處女座同事們會多么的愛你:
巧用電腦快捷鍵
我們平時***常接觸到的工作文件是什么?一定是Office文檔,我們花費(fèi)大量工作時間新建、打開、編輯、修改Office文檔。
拋開一些長篇大論的效率技巧不談,善用電腦上的“快捷鍵”也能幫助你于細(xì)微處**節(jié)省時間:
***常用:
1)win+D:返回桌面
2)win+M:***小化當(dāng)前所有窗口
3)Alt+F4:關(guān)閉當(dāng)前程序
4)Ctrl+A/C/V/X/Z:全選/復(fù)制/粘貼/剪切/撤銷
在Office文檔中:
1)Ctrl+N/L/R/E:新建/左對齊/右對齊/居中對齊
2)Ctrl+B/I/U:加粗/斜體/下劃線
3)Ctrl+Enter/S:換頁/保存文檔
4)按住Alt,縱向選擇文檔內(nèi)容:
大腦是用來思考,不是用來記憶的
我們的工作和生活節(jié)奏在不斷加快,越來越多的職場人士使用一些App軟件幫助自己適應(yīng)愈加快節(jié)奏的職場生活,而這的確**。
以下部分軟件推薦:
1)清單類:滴答清單、奇妙清單(記錄每日待辦事項(xiàng)/截止日期,將大腦清空,有更多精力去思考);
2)項(xiàng)目管理類:Omnifocus(知識管理軟件鼻祖,只適用于iOS系統(tǒng),更適合有多項(xiàng)目多任務(wù)需同時處理的朋友);
3)實(shí)用軟件類:Scanner Pro(紙質(zhì)文檔掃描后電子化)、錄音寶(音頻錄音轉(zhuǎn)文檔),PDF Expert(ios平臺上***好用的PDF閱讀器,充電時間不要忘記喲)、Dropbox(全平臺文件同步,需**使用)、堅(jiān)果云(全平臺文件同步)、印象筆記(可當(dāng)筆記也可當(dāng)待辦使用)、Pocket(平時看到的好的文章都可以放進(jìn)來,找出一整段時間專注地閱讀)
4)思維導(dǎo)圖類:Xmind(Windows)、iThoughts(iOS)、Mindjet(安卓)、幫助理清工作思路、記錄靈感,適合在會議腦暴時使用,對于思路開闊非常有幫助,使用示例(此種簡易圖形,一兩分鐘內(nèi)可完成):
這5個工作習(xí)慣雖然不一定能幫助你改頭換面重新走上職業(yè)**,但是一定能在日常工作中幫助你提高自己的工作效率和專注度,值得一試。