“開會”的名聲非常不好，因為很多人真正能通過會議這個形式取得什么成果的很少。大多數(shù)的場景是這樣的：
幾個人圍著桌子坐著，心里默念，“今天會議沒什么特別的議程。像往常一樣，我們就抱怨下、做些沒什么干系的發(fā)言就好了”。
那么，如何讓“開會”變得有序、有激情、**率？有4個小細節(jié)值得你好好應用。
***，請參加會議的人在會議開始前提交信息。這或許聽起來有點兒太簡單，可極少有人真的付諸實踐。這樣做之后，大家提交的看法和意見就不大可能受到他人影響。
這個方法對那種希望得到創(chuàng)新想法的會議尤其管用。請大家事先提交想法，往往能讓更多人的意見得到傾聽，于是就能收集到更多新創(chuàng)想。培訓課程和家庭會議也能使用類似的方法。
例如，如果你面臨一個問題或一項挑戰(zhàn)，需要每個組員都貢獻智慧，那么，與其讓每一個人都同時說出想法和建議，更**的做法是請大家花幾分鐘靜靜地想一想自己的主意，然后寫下來，提交給全組。
這樣做能讓那些比較安靜的小組成員也能暢所欲言，免得他們的聲音被大嗓門的組員淹沒。除了一小段靜悄悄的時刻之外，這個方法的成本幾乎為零。
第二，組織會議的人***一個發(fā)言。組織會議的人往往不知道自己的意見會影響大家，這個問題之普遍簡直令人吃驚。
如果一個***、經(jīng)理或家長先把看法說了出來，小組成員往往就會下意識地聽從，其他的想法和意見就沒有機會產(chǎn)生了。
避免這種潛在的不良影響的方式之一，就是讓***先聽完大家的看法，然后再表達自己的意見。
第三，做個任務清單會很有用。醫(yī)生們確保自己做出準確診斷并采取正確措施的常用方法之一就是列一個簡單的清單。就像阿圖•葛文德（Atul Gawande）在他的著作《清單革命》（The ChecklistManifesto）中所說的，這些清單中包括一些簡單得令人吃驚、可萬一漏掉了就會要人命的條目?；颊叩拿指嫒藢Φ蒙蠁?？我有他的病歷嗎？他對什么東西過敏嗎？我知道他的血型嗎？
就像飛行員在登機前會列一張清單一樣，會議的組織者也需要仔細想想，準備清單上該有哪些必不可少的條目。參會的人選恰當嗎？大家的經(jīng)驗是否平衡得當？有沒有那種以積極正面的方式提出反對意見的角色？
第四，朱麗葉•朱（Juliet Zhu）和J.J.阿戈（J.J. Argo）近期的研究指出，對會議的座次安排做出微妙的調(diào)整，就能夠影響人們的注意力重點。
例如，他們的研究發(fā)現(xiàn)，圓桌式的座位能夠喚起人們的歸屬感。因此，參會者更容易重視小組的整體目標，也容易被強調(diào)全組利益的信息（而不是個別人的收益）和提議說服。
相反，當座次安排呈現(xiàn)出帶角的形狀（比如L形）或方形的時候，效果剛好相反。這種座次安排激發(fā)了人們對獨特性的追求。因此，人們更容易響應那些以自我為中心的信息和提議，容易表現(xiàn)出個人主義。
研究人員總結(jié)說，如果會議目的是創(chuàng)造合作互助的氣氛，那么圓桌式的排位更有利。因此，如果一個團隊***想要說服員工齊心合力行動起來，那么他*好把大家的座位擺成圓桌式的。如果員工中有平素不大合群的人，這樣做就愈發(fā)重要。
然而，如果團隊***希望讓團隊成員為自己的行動負起責任，那么正方形或長方形的桌型會更好。當然，某些會議既需要合作，也需要個人采取行動。因此，你或許需要在進程中調(diào)整桌型。
例如，一名會議組織者發(fā)現(xiàn)會議初期需要大家團結(jié)合作，那么他就把這段時期的座位擺成圓桌式的，等到會議的重點轉(zhuǎn)變成需要個人關注的議題時，如果必要的話，他就可以做出小小的調(diào)整，把座位擺成方形的。
會議組織者可以采用的另一個小調(diào)整是，開會之前就把座位分配好，而不是讓大家自行找位子（要知道，物以類聚，人以群分）。任何一個婚禮策劃人都會告訴你，當人們看到寫著自己姓名的桌卡時，都會乖乖地坐下。
