大家好，我們是一家互聯(lián)網(wǎng)公司，公司人數(shù)也不多。由于大多數(shù)員工都是技術崗位，工作內(nèi)容就是寫代碼，各種程序語言，HR完全看不懂，導致一直都沒有做過崗位分析以及崗位說明書。而去詢問技術部門的管理人員，他們也說不出個所以然。
開篇語：會干不會說，是一個普遍的現(xiàn)象
在企業(yè)中，業(yè)務部門多是業(yè)務高手，對自己的專業(yè)十分精通，而在管理語言、規(guī)章制度制定上則經(jīng)常是一知半解，會干不會說，應該說這是一個普遍存在的現(xiàn)象。
記得曾經(jīng)的一個咨詢項目上，項目組采用的是教練式的咨詢方式，給中高層干部安排了作業(yè)，并組織開會討論，會上請老板出席做觀察員。
會議過程中，與會的管理者針對事先設定的會議議題展開分析討論，而作為觀察員的老板則細心觀察每一個人的表現(xiàn)。
在會議結束時，做觀察總結的時候，老板說：“開了一天會，我跟著聽了一天，我感覺我們公司的干部有一個普遍的問題，就是會干不會說。平時工作都干的挺好，但是在發(fā)表見解的時候，卻是張嘴說不出話，不能完整表達觀點，對事情的認識也不夠深刻。所以，我建議大家看一看*近的電影《國王的演講》。”
后來，在一次周六的工作例會上，項目組還真的組織大家觀看了這部電影。
這是一個典型的會干不會說的案例。
實際上，這種現(xiàn)象在很多企業(yè)都普遍存在，業(yè)務部門的人員往往專注于具體的工作，能按照經(jīng)驗把事情做好，但讓他們介紹具體做法的時候，往往是三言兩語，只能說個大概，無法把事情的前因后果表達完整。
結合本次打卡的案例，HR部門在主導推動編制崗位說明書時所遇到的問題，也是一個會干不會說的典型。
那么，我們該如何解決這個問題？
我覺得，解決這個問題，可以從三個方面入手：
**，HR部門在推動崗位說明書之前做足功課，給業(yè)務部門準備實操性的課件、樣例范本和要點提示。
第二，通過作業(yè)的形式推動崗位說明書編制，給業(yè)務部門布置作業(yè)，把要求提明確，發(fā)動業(yè)務部門內(nèi)部討論，群策群力，共同商定。
第三，為保證效果，HR部門要對業(yè)務部門進行針對性的輔導，必要時，通過訪談的形式，把崗位職責逐一問出來。
下面，我們逐一談一下這三個方面的內(nèi)容。
1.做足崗位說明書編制前的功課
作為崗位說明書編制的推動部門，HR要提前做足功課，這些功課包括：
?。?）一份精心制作的崗位說明書編寫培訓課件
作為HR，在推動部門進行工作分析時，首先要對崗位說明書編制的方法進行一個整理，精心制作一份崗位說明書編寫課件。
實際上，一份好的崗位說明書*重要的部分有兩個，一個是崗位的職責，也就是說崗位是做什么的，承擔哪些職責；一個是崗位的任職要求，也就是說，具備什么樣能力素質(zhì)的人才能擔任這個崗位，具體包括學歷、工作經(jīng)驗、工作技能等。
這是兩個核心要件。
因此，在崗位說明書編寫課件里要把這兩點特別講清楚。
那么，該如何描述才能說清楚崗位職責呢？
工作職責描述的通用模式是：
“表達權限和參與方式的動詞”＋“需要完成的工作或動詞指向?qū)ο?rdquo;
例如，組織編制公司人力資源規(guī)劃，指導分公司執(zhí)行，并對執(zhí)行情況進行檢查，提出整改要求，監(jiān)督落實。
工作職責部分的填寫應該按照先重要、后次要的原則逐項分析。
需要特別強調(diào)的是，工作職責描述的是該崗位必須執(zhí)行的工作要點，而不是當前或未來需要完成的一項階段性任務或目標。
例如：“依據(jù)公司年度營銷規(guī)劃，組織制定公司年度銷售目標，并組織分解”是一項職責，而“完成公司2012年度3000萬的銷售任務”則是一項具體的任務或者目標。
這是基本的表達模式，實際更好的模式是把工作職責描述得更詳細、更具體、更鮮活，這個方面我們后面會講到。
借助這個模式，業(yè)務部門可以照葫蘆畫瓢，把自己平時做的事盡可能地表達完整。
當然，我們在實際操作中，可能仍然會遇到案例中企業(yè)這樣的問題，不著急，我們后面再說如何更好地解決這個問題。
關于任職資格方面，就相對容易一些，學歷、經(jīng)驗、技能這些內(nèi)容業(yè)務部門的負責人通常都能提供建議，因此，并不是本文的重點。
（2）一份描述詳細的崗位說明書樣例范本
除了準備課件之外，還要給業(yè)務部門準備一份描述詳細的崗位說明書樣例范本，以便于業(yè)務部門在編寫時可以參照。
這個樣本可以采用HR部門的。
HR部門對自己部門的業(yè)務*熟悉，崗位說明書編寫要求又是自己提出來的，因此，提供一份詳細的自己部門的崗位說明書給業(yè)務部門參考也是應該的。
?。?）一份要求具體的崗位說明書編寫規(guī)范
實際上，崗位說明的編寫是一個規(guī)范性要求比較強的工作。
因此，在推動業(yè)務部門編制崗位說明書編寫的時候，HR部門要精心制作一份詳細的崗位說明書規(guī)范。
規(guī)范的內(nèi)容實際上就是對崗位說明書模板的每一個部分都做詳細的要求，通常一份完善的崗位說明書包括六個部分，分別是：分別是“基本信息、崗位概要、工作職責、工作溝通、任職資格、工作環(huán)境”等。
2.明確責任，分工合作
實際上，崗位說明書編制的責任人是崗位的任職者和直接上級，而非HR部門。
因此，作為HR部門，不要主動包攬業(yè)務部門崗位說明書編寫的工作，要通過流程，發(fā)動業(yè)務部門的負責人推動部門內(nèi)部，通過討論的形式完成編寫。
通常，崗位說明書的編寫流程如下：
因此，在著手實施此項工作時，一定要把流程和責任說清楚，一定要發(fā)動全員，每個崗位的任職者先寫初稿，直接上級審核修改，必要時，由部門負責人組織討論完善，再交由HR部門審核。
3.強化輔導溝通，協(xié)助業(yè)務部門把信息補充完善
案例企業(yè)的主要問題是HR部門不懂技術，技術部門自己也不清楚怎么描述自己的職責。
那么，HR部門到底該怎么做？
實際上，這就是考驗HR部門專業(yè)能力的時候了。
為什么說是考驗HR部門專業(yè)能力的時候呢？
原因很簡單，這項工作的推動部門是HR部門，崗位說明書編寫方法的培訓是HR部門做的，崗位說明書的模板是HR部門做的，崗位說明書編寫的規(guī)范要求也是HR部門提供的。
當然，*終的審核把關責任也在HR部門。
由于技術部門在會干不會說方面太過突出，如果HR部門不能給與針對有效的輔導，怕是*終雙方都交不了差。
因此，這時候，作為HR部門，是要展示自己的專業(yè)知識的。
那么，如何展示專業(yè)知識呢？
我覺得，有三個方面是可以做的。
**，找找參考資料。
現(xiàn)在的網(wǎng)絡很發(fā)達，各種知識都可以從網(wǎng)絡上找到，崗位說明書更是如此。
可以通過幾個渠道找一找，一是百度文庫，里面也許可以找到很多和企業(yè)類似的崗位說明書資料；二是招聘網(wǎng)站，相關崗位的任職要求里，通常都會由一些崗位職責描述的內(nèi)容，一份不足夠，多找?guī)追?，也就湊成了一個相對完整的職責描述。
第二，坐下來，和業(yè)務部門的負責人聊一聊，提出一系列問題，包括：
（1）部門平時都具體做了哪些事？
（2）每一件事都是怎么做的？
（3）做事的先后順序是什么？
?。?）每一件事要達到的標準是什么？
?。?）每一件事包含哪些具體細節(jié)？
（6）每一件事*終輸出什么結果？
（7）每一件事情的審核權限是什么樣的？
?。?）工作中都有哪些專業(yè)術語？
?。?）平時和哪些部門配合比較多？
?。?0）具體都是怎么配合的？
通過訪談，收集一手的鮮活資料，保證了崗位說明書的實操性。
在這個基礎上，HR進行梳理編寫，按照崗位說明書編寫的規(guī)范要求，逐條列舉，形成初稿，拿給業(yè)務部門負責人審核修改。
第三，找到明白人，對相關細節(jié)進行驗證。
實際上，每個企業(yè)都會有幾個明白人。
所謂明白人，就是這個人無論是在技術方面還管理方面，懂得都比較多，而且也愿意和別人交流。
曾經(jīng)我在一個管理咨詢進行工作分析時，我和所有的部門負責人都訪談了一遍，收集了基礎資料。
在訪談的時候，我發(fā)現(xiàn)負責機電設計的主管對整個企業(yè)經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)都非常精通。
我就把我整理的各部門職責拿去和他逐一交流，他很認真地對其中的細節(jié)提出建議。
經(jīng)過他的修改，不但職責描述更加具體，而且更加鮮活，語言更加符合企業(yè)的特點，而且還對很多細節(jié)進行了更深層次的挖掘，使得工作標準更加明確具體，工作流程更加清晰。
這就是明白人的價值，HR要善于發(fā)現(xiàn)明白人，拜他為老師，把他的經(jīng)驗加入進來，讓崗位說明書更具操作性，更符合企業(yè)的需要。
結束語：工作分析是一個比較基礎，卻又十分重要的工作，想要做好，確實要著實花費一番功夫。
同時，深度參與工作分析，對HR部門來說也是一次熟悉企業(yè)業(yè)務的機會，抓住這個機會，和業(yè)務部門做好互動溝通，既高質(zhì)量完成了工作，也同時提升了自我，值得做！
